论道杭州湾—千里之行,始于足下

首页发布时间:2018-12-07 点击: 892次

2018年12月1日,冬日微凉,光环国际学友会在杭州学友的期盼下,《征不平凡的你》第二季成功地举办了一场主题为——“如何让你的计划更高效”的线下沙龙活动。

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本次活动是首次在杭州站举办,受到了很多志同道合的小伙伴们关注,大家对这次活动都充满了很高的期望,到下午1点30分活动开始之时,陆陆续续有50多位小伙伴来到了活动现场。原本开着的温暖的空调,在大家参与活动的热情中,已经不再需要发挥她的功能。

活动的主持人首先发言,欢迎大家来到杭州站的活动现场,并且创意的提出了5+5的活动目标,优雅地积攒5个PDU的同时,再认识5个新朋友吧。接下来,进入自我介绍环节。全场的小伙伴分为6个小组,每名小组成员依次介绍自己,姓名、家乡、所处的行业、自己的职位,以及今天来的目的、从中想要得到的收获。有人介绍了自己的家乡,有人怼了自己的甲方,有人给自己的公司打了广告,还有人表白了自己的另一半。

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随后,进入到本次活动的案例分析环节,本次为大家准备了两个案例,讨论就此展开。让我们一起来看看小伙伴的表现吧。

人们常说“千里之行,始于足下”。而非常重要的一个部分,就是开始时做的计划。在项目管理中所有的过程组中,均与规划、计划有一定的关联。

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通过与各个知识域连接对照,学员们纷纷分享小组的讨论成果。小小总结,关注以下几个方面,能够使计划更加高效

1)项目整合管理角度:项目管理计划的制定尤为重要,这一计划需要得到各个相关方的认可;并且,在项目最初就进行工作包分解,将一个庞大的项目尽可能的分解为小的可操作性强的工作包;在实施整体变更控制环节,需要指定尽可能完善变更管理计划。

2)项目范围管理:在依据计划实施项目时,每完成一步,均需要获得甲方对执行情况的确认,应通过书面或邮件形式,从而避免范围蔓延以及可能产生变更。

3)项目进度管理:通过对计划实施的进度的有效控制,并且同步执行滚动型规划,应理解计划随着实际情况的发展而变化、更新是正常的。

4)项目质量管理:在制定质量管理计划的初期,对于验收标准应予以确认和肯定,以避免执行过程中对于某一项工作(或某个工作包)是否完成的不确定性。

5)项目资源管理:在制定资源管理计划时,应取得资源日历,以保证资源、团队成员的可用性。避免因为团队成员执行多个项目而导致计划无法顺利完成,导致延期或其他变更。同时,应该利用RACI矩阵,确认团队成员的职责。如:一个团队成员参与多个项目,在A项目中可能以负责、牵头工作为主,而在B项目中可能只担任顾问、咨询的工作。关于资源的获取及使用,同样与组织的类别和组织成熟度相关联。如,项目型或强矩阵的公司中,项目经理具有较大的权力,能够获取更多的资源。

6)沟通管理:项目经理70%的时间都是花在沟通上的。在项目沟通管理计划中,需要与各个相关方确认沟通的频率、方式等等。包括与团队内部成员的沟通,及与其他相关方的沟通。

7)相关方管理:无论是范围管理、沟通管理等等知识域,都与相关方管理相连接。通过良好的与相关方的沟通,能够使计划更加有效地推进。通过明确各个相关方的范围,能够减少范围蔓延及计划的变更。

8)风险管理:如果认为计划存在大幅度变更,或者是相关方存在“拖延症”的问题,那么加强风险的识别是十分必要的。早期识别到风险,能够为后期的延期或变更预留转圜的余地。



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第二个案例,则重点关注如何“能够使你的计划落地”以及制定计划时的要点

经总结,学员们认为主要有以下几点:

1)计划需要具有可实施性。SMART原则是一个不错的参考标准,在制定计划的时候,不妨看看自己的计划是否满足Specific(具体的)、Measurable(可衡量的)、Achievable(可达到的)、Relevant(与愿景相关的)、Time-bound(具有时限的)。

2)计划需要被分解。能否用创建WBS的方法将计划进行分解,并且明确每一步要做的事情。思维敏捷的小伙伴将工作中的经验在此讲述,如,一个可研项目,研发一种设备。从最初立项、专家评审、样机出厂、中期评审到最终成果转化、投放市场,每一步如何做,多久做完,都在最初的计划中进行了明确的分解和预判。

3)计划需要进行调整。一些项目在最初很多因素并不明确,可以进行初期的规划。在敏捷型的框架中,计划需要随时的调整及采取滚动式的规划。一成不变的计划不符合项目的发展规律,这调整或变更需要与计划执行互相平衡,相互制约。

4)计划需要进行跟进。制定好了计划,团队成员正在执行项目。我们应该通过会议、邮件的形式不断地去跟进。甚至包括日常的聊天。这同时也是考验项目经理软技能的时候。让我们一起共勉吧。

活动从1点30分持续了3个小时,现场充满了欢声笑语,可以说取得了圆满地成功。感谢各位学友们的积极分享。在工作中,我们经常会碰到奇奇怪怪的事情,奇奇怪怪的人。很多的问题,并没有标准答案,这次活动,没有标准的回答,只有思想火花的激烈碰撞。人生是一场冒险,千里之行,始于足下,不如就从现在开始,做好新一周的计划吧。

最后,大家合影留念,为今天的活动画上了一个圆满地句号。

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